Antes de tudo, é preciso compreender o termo urgência. Não podemos considerar que algo é urgente porque alguém com pressa pediu algo para você em cima da hora ou porque você procrastinou uma atividade importante até estourar o prazo. Urgências são situações que surgem inesperadamente e necessitam de uma solução imediata.
Muitos profissionais têm dificuldade de definir o que é urgente e importante, inclusive aqueles que ocupam cargos de liderança.
Trabalhar com prioridades exige foco e disciplina, além de testar a sua capacidade de saber dizer não.
Quando negamos algo que alguém acredita ser urgente, geramos frustrações, mas se você tiver um método de gestão de tempo que está auxiliando na entrega dos combinados, você saberá se posicionar e fazer com que respeitem o formato que você está trabalhando.
Os gestores que têm essas atitudes imediatistas, muitas vezes, podem minar o desempenho do seu time, que executa tudo que é pedido, a qualquer momento, para não desagradar. Uma pesquisa recente feita pelas Universidades Concórdia e Laval, do Canadá, indica que quando os colaboradores têm mais liberdade para decidir como estruturar seus dias, a probabilidade é que eles tenham uma melhor performance profissional.
Outro fator que vem desencadeando essa confusão entre o que é urgente e importante, é o crescente uso do WhatsApp como meio de comunicação. Primeiro que, se esse canal for o combinado oficial, o ideal é que seja um número para o trabalho e outro para a vida pessoal. Depois porque ele facilita o surgimento de ruídos na comunicação. Muitas vezes, atravessar a sala para uma conversa ou fazer uma vídeo-chamada rápida, surte mais efeito, pois tem o fator olho no olho, tom de voz e presença, que ajudam a evitar más interpretações das mensagens de texto.
Os meios eletrônicos são uma benção para agilizar várias questões do dia a dia e têm o poder de nos ensinar, conectar, divertir, entre outros. Contudo, o uso exagerado ou mau gerido, também pode nos desfocar, gerar uma sensação de sobrecarga e nos adoecer. Um recente estudo da NordVPn aponta que os brasileiros passam 54% das suas vidas na internet, sendo mais de 11 horas semanais dedicadas às redes sociais. Se você não é um influenciador ou profissional de marketing digital, nem preciso dizer que você não deveria passar tanto tempo assim em frente a essas plataformas, certo?
Contudo, mesmo com uma série de invenções capazes de roubar nosso tempo e interromper o que realmente importa (seja na vida pessoal ou profissional), há uma série de habilidades que podem ser desenvolvidas. Porque a culpa não é da tecnologia ou de quem chama você a todo instante. É uma mudança de mindset que depende única e exclusivamente de você.
Por onde começar? Existem alguns comportamentos comuns entre os profissionais com alta gestão de urgências:
- Diante de pedidos que chegam com a alcunha de urgência, eles mantêm a consciência e o estado de presença durante as atividades. Saem do automático que seria atender quem ou o que está chamando.
- Sabem a diferença entre urgência e importância. É comum as pessoas, principalmente as ansiosas (ou seja, boa parte da população atual), tratarem tudo como urgência, quando isso não é verdade.
- Pensam em suas atividades, planejam seu dia, fazem uma lista com ordem de importância e colocam novas demandas no lugar em que ela se torna a mais importante.
- Entendem que quando algo realmente urgente ou emergencial acontece é com isso que terão que lidar, por mais difícil que possa parecer de resolver.
Existem ainda algumas técnicas, como a Pomodoro, que ajudam a não desfocar. Porém, o grande segredo é ter sabedoria, bom senso e disciplina. A disciplina da execução, que eu posso abordar em outro momento. Por hoje, reflita como você tem feito a ordem de prioridade das suas tarefas, quais são seus ladrões de tempo, o quanto você depende de aplicativos para resolver questões, o quanto você está disponível ou se faz presente. Certamente, você encontrará ajustes a serem feitos para que você consiga gerir bem o seu tempo e não ter sensação de sobrecarga para o cumprimento de prazos, prioridades e objetivos.